强化会议宣传效果的方法

    强化会议宣传效果的方法 : 筹划和召开各种会议是宣传工作者的日常业务。会议是一种面对面的交流,其形式为有一定目的的集会。会议使有关人士聚集在一起,与会者随时发言、插话、提问、答疑,大家都有相当多的听、说机会。
会议的种类很多,常见的有经验交流会、新产品发布会、记者招待会、联谊联欢会、年度报告会、职工代表大会、座谈恳谈会、学术研讨会等等。
筹划和召开任何一种类型的会议,会议组织人员都应注意下列几个方面的问题:
第一,召开会议的现实需要。并不是任何信息交流都需通过会议来进行,如对外发布有些不太复杂的信息,完全可以采用发新闻稿、做广告等方式。会议太多,往往会使得组织的管理人员陷在会议堆里,无法深入实际,掌握第一手现场材料。只有当交流的信息比较集中;或涉及因素较为复杂,需要多方会商;或有社会影响的重要信息需要向多个新闻单位发布,召开会议才有现实需要。
第二,明确会议的特定目标和主题。组织管理人员,尤其是宣传工作者,应该对所召开的会议要达到的特定目标,做到心中有数。这种特定目标是具体的、实实在在,而非泛泛的、空洞的。譬如,通过会议解决组织管理中存在的某个问题,消除社会公众对组织某项政策、行为的疑虑;宣传、介绍组织的某个新产品或某项新服务项目,以使社会公众了解、理解它;共同研讨社会发展,经济建设中的某个热点问题等等。要想使召开的会议有具体的实效,会议的特定目标越具体越好。一旦会议要达到的特定目标明确了,那就要制定详细的会议计划。会议计划中的一个重要内容就是确定会议主题(或称议题)。会议的主题是为会议最终要达到的特定目标服务的,它也是会议一切准备工作的指针。
第三,做好必要的准备工作。充分的准备,是会议能得以顺利进行,并取得良好效果的保证。一般会议的准备工作包括:会议的时间、地点安排,对与会者的邀请,寄送请柬,安排接送;会场的布置;会议程序的确定;会议简报、纪要、综述的撰写等等。
第四,积极引导、会议的顺利进行。组织领导人或宣传工作者作为会议的主持者,要对发言者的发言有所引导、有所控制,以免时间拖得过长或偏离会议主题。会议的主持人应该是会议过程的促进者。
第五,如有必要,可策划与会议配套的宣传活动,以突出会议的重要意义和加强对社会的影响。