出版社书稿档案管理办法 :
第一章 总则
第一条 为实行出版社书稿档案的科学管理,有效地收集和利用书稿档案,加强出版社建设和出版管理,根据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》、《中华人民共和国著作权法》,特制定本办法。
第二条 书稿档案是图书编辑出版过程的历史记录,是国家档案的组成部分。
第二章 书稿档案管理的职责
第三条 各出版社书稿档案工作,在同级档案行政管理部门统筹规划,组织协调,统一制度下,由其主管领导机关进行业务指导和监督检查。
第四条 各出版社应建立档案工作机构,集中统一管理本社档案。书稿档案由编辑室收集、整理、立卷后,总编室负责归档、管理,并定期移交出版社档案机构。
第三章 书稿档案立卷范围
第五条 每一种图书的书稿档案,应反映编辑出版的全过程。立卷归档的文件、材料范围是:
(一)选题、约稿、组稿、出版情况记录和书稿的有关合同、协议书(包括合作出版)。
(二)各级审稿意见,包括责任编辑初审,编辑室主任复审,总编辑(副总编辑)终审意见和外审、会审意见及责任编辑加工、整理记录。
(三)出版单位有关书稿出版过程中的请示、报告,上级的指示、批复,重要电话、面洽、会议的记录。
(四)著(译、画)作原稿或复制件(原稿退还作者后应有原稿退还签收单)。
(五)封面设计、重要人物的题词手迹等材料。
(六)与作者有关书稿问题的往来信件和退改意见。
(七)图书出版通知单、清样、样书。
(八)发稿后的变动(如书名、作者署名、发行方式的改变,停发、停印、停售及报废等)情况及变动的根据。
(九)稿酬、版税通知单。
(十)获奖、受查处情况的记录。
(十一)有参考价值的读者来信、对图书的重要评论等。
第四章 书稿档案立卷方法
第六条 书稿档案以书名立卷,每出一种书立一卷或数卷,并按卷夹封面所列项目填写。
第七条 书稿档案按出版年度归档,跨年度的书稿档案,应在图书出版年度内归档。
第八条 出版社编辑室,应根据本办法第五条规定,在出书后三个月内将完整的书稿档案移交出版社总编室。
第九条 作品出版以后原稿(手迹)归作者所有,除双方合同约定者外,一般原稿保存二三年后,退还作者,并办理清退手续。原稿退还签收单应归档。
第十条 卷内材料以左下方对齐,在左侧装订。遇有照(底)片、音像制品,须标明标题和作者(按国家档案局《照片档案管理规范》),可分类集中保管,但要注明编号,以便查找。样书也可分类集中保管。
第十一条 书稿档案的卷宗号由上级档案部门确定。
第五章 书稿档案的保管期限
第十二条 凡具有重要历史价值、艺术价值、科学价值的书稿档案,列为“永久”保管。
第十三条 凡比较重要的、具有长期借鉴、利用价值的书稿档案,列为“长期”保管。
第十四条 凡是一般的、在一定时期内有参考利用价值的书稿档案,列为“短期”保管。
第十五条 对列为“长期”、“短期”保管的书稿档案,到期经过鉴定,需要继续保存的,可升为“永久”、“长期”保管;对确无继续保存价值的,可经出版社领导批准后按规定销毁。
第六章 书稿档案的保管及设备
第十六条 出版社应根据保存的书稿档案的数量,设置必需的专用库房,购置必备的箱柜。库房要坚固,并有防盗、防火、防高温、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠等设施。
第十七条 案卷上架可按书的出版时间顺序或类别排列。再版的书稿案卷放在本书初版的书稿案卷后面。
第十八条 出版社档案机构应建立《书稿案卷接收登记簿》、《书稿档案借阅登记簿》、《书稿档案销毁清册》。
第十九条 出版社档案机构应建立书稿档案“人名索引卡”、“书名索引卡”、“书稿、校样保管卡”等,作为辅助查找工具。
第七章 附则
第二十条 本办法由新闻出版署负责解释。
第二十一条 本办法自发布之日起施行。1981年11月14日发布的《出版社书稿档案工作暂行规定》同时废止。
新闻出版署 国家档案局