档案室

    档案室 : 机关、团体、企业、事业单位中负责管理本单位档案的机构，国家档案事业系统的基层组织。
　　大中型机关一般都设有档案机构，管理本单位形成的档案，但机构的名称不尽相同。在欧美一些国家称登记室，如德国人J.von 拉明根著的《登记室及其机构和管理》(1571)、德国的早期档案刊物《档案馆学和登记室学》(1806)、美国人T.R.谢伦伯格著的《现代档案-原则与技术》(1956)，都使用了登记室的概念。国际档案理事会组织编纂的《档案术语词典》 (1984)收录了"登记室"(registry)词条，定义为："机关、团体、组织中负责形成、管理和保存现行案卷、文件和半现行文件的部门。" 苏联在各部和其他各主管部门 、组织、企业，在中央和地方苏维埃与工会委员会、合作社联合组织及其他社会组织中，都建立有档案室，统称机关档案室。在中国，宋代各级国家机关普遍设立架阁库，金、元、明、清均沿袭宋制，亦设架阁库，具有机关档案室的性质。中华民国时期开始把管理本机关档案的机构称为档案室。当代中国在大多数机关、团体、企业、事业单位中都设有档案室。
　　档案室的本质特征是统一管理本单位档案和主要为本单位服务。它是一个单位档案信息存储、加工和传输的服务部门,与本单位的领导和各组织机构发生联系,为领导决策、处理工作、组织生产、进行科研等活动提供依据和参考材料。机关档案室工作是机关工作的组成部分，是提高行政工作效率的必要条件。企业、事业单位档案室工作是生产管理、技术管理、科研管理不可缺少的环节。档案室又是国家档案事业组织系统中的基层组织，是档案馆工作的基础。档案室保存的档案，不仅对本单位的工作、生产和科研有现实查考价值，而且其中具有长久保存价值的部分，是国家的档案财富，具有历史文化价值。因此，档案室具有为国家档案馆积累和输送档案文化财富的性能，其移交档案的完整程度、价值的高低、整理质量、保管状况等等，都会直接影响到档案馆的馆藏质量。档案室的上述双重性质，支配着档案室的整个工作活动。
　　档案室的职责是：①指导、监督本单位文件材料的归档工作，保证应归档的文件材料完整、系统，并按时向档案室移交；②负责管理本单位的全部档案，对档案进行整理、鉴定、保管、统计，并编制必要的检索工具、文件汇编和参考资料，积极提供利用，为本单位的工作、生产和科研服务；③为国家积累档案财富，把具有长远保存价值的档案移交给国家档案馆；④有些中央和地方专业主管机关、大型企事业单位的档案室，除管理本单位档案外，还对本系统所属单位的档案工作进行指导、监督和检查。
　　在中国，档案室的数量大、分布广、类型多。可归纳为：①机关档案室。指中央、省、地、县、乡各级机关和人民团体建立的档案室，负责管理本机关形成的各种门类和各种载体形式的档案。机关档案室受本机关办公厅(室)领导，在业务上受同级和上级档案事业管理机关的指导、监督和检查。②科学技术档案室。③综合档案室。指企业、事业单位建立的综合性档案保管机构，统管本单位形成的各种类型的档案。综合档案室是企事业单位档案机构设置的一个发展趋势，它有利于加强本单位档案工作的统一管理，便于综合开发和利用档案信息资源，也符合机构精简原则。④档案资料信息中心。一些大型企业、事业单位建立的统一管理档案、图书、情报、资料的机构，实行信息资源一体化管理，为本单位综合利用信息服务。⑤声像档案室。专门管理电影片、电视片、录音带、录像带、唱片、照片的档案室。在电影制片厂、电视制作中心、新闻摄影部门、图片社、唱片公司、广播电台等部门，一般都设有管理某些或某一种类声像档案的档案室。⑥人事档案室。机关人事部门设立的专门管理职工的履历、自传、考核、奖惩、任免、职称、学位、工资、级别、离休、退休、退职等个人材料的档案室。至于人事部门在工作活动中形成的一般人事文件材料，归机关档案室管理。⑦联合档案室。