文书

    文书 : 亦称文件。 国家机关、社会组织、 企事业单位或个人在社会活动中为处理事务、交流信息而使用的各种载体的文字、图表、声像等记录材料。它是人们社会交往的工具,也是档案的前身。文书和文献的概念不同,文献是记录有知识的一切载体,包括的范围很广,图书、期刊、报纸、档案等都是；文书只是文献的下属概念之一，它不包括传播知识、信息的出版物，也不包括已被保存起来的历史记录，是与图书、档案等并列的概念。文书和文件的概念，有些学者认为是有区别的：有的人认为文书是一个集合名词，是总体的概念，而文件只是其中以文字为表述形式的那一部分，也作为单份书面记录的称谓，还有的人则正相反，认为文件是广义词，是总体概念，而文书只是其中一个种类，专指书面文件。
　　文书一词早在汉代即已使用，如《史记·匈奴传》："毋文书以言语为约束"；《汉书·刑法志》："文书盈于几阁，典者不能遍睹。"而文件一词则迟至清末才出现，此后二者经常混用，随着现代社会文书制作材料的扩展和记载方式的变化，文书和文件的内涵也逐渐扩大。在外文中，文书、文件 以至 文献则基本没有区别。英文record一词，通常译为记录、记载，按国际档案理事会所编《档案术语词典》(1984)的解释为："由机关、团体、组织或个人在履行其法定职责或处理事务中产生、收到并保存的任何形式和载体的信息记录。"这个解释虽有些偏向于档案，但与中国文书的概念最为接近；英文document一词，通常译为文件或文献，按《档案术语词典》的解释为："载体与记录于其上的信息的结合体，可用作凭证或参考。"这个解释介于文件和文献之间，而更接近于文献。其他语种如法语、德语、西语、俄语等也基本如此。
　　文书就其形成者和使用范围，可分为公务文书和私人文书两大类。公务文书指国家机关、社会组织和企事业单位在履行其职务的活动中产生和使用的文书；私人文书指个人、家庭或家族在处理自身事务的活动中产生和使用的文书,如信件、笔记、契约、书稿、家谱等。公务文书通常简称为公文，是文书中的主要部分，也是文书学的主要研究对象。公文的种类，依其来源可分为收文、发文和内部文书；依其行文关系可分为上行文、平行文和下行文；依其传播范围可分为公布用文书、机密文书和内部文书；依其性质和用途可分为法规文书和日常行政管理文书；依其制发机关可分 为党派团体文 书、国家行政机关文书、企业事业单位文书等；依其文种的应用范围可分为通用文书和专用文书。作为管理国家事务和进行社会交往的重要工具，公文具有如下特征：①必须由法定的作者制成和发布，即依法成立并能以自己的名义行使权力和根据自己的职能和权限制发公文；②公文代表机关的法定权威，也是处理事务的依据，具有施政效用，必须贯彻执行；③公文的种类、用途、体式以及处理程序一般都有明确规定，以维护它的权威性和严肃性，保证能及时、准确地处理事务。
　　现代有些学者提出文件(即文书)运动(生命)周期理论，认为文件从其产生至消亡有一个过程，这个过程可分为如下几个阶段：
　　一是制作阶段，即书面文件的撰写、表格文件的设计与填写、图示文件的绘制、音像文件的录制、机读文件的输入等。其制作通常是由各单位的领导人、业务人员、秘书人员以及其他各种公职 人员或私人 来完成的。
　　二是现实使用阶段，这时的文件处在传递、运转、承办和执行过程中，暂时存放在制作、收到和承办的单位或个人手中。这一阶段的工作，也是由领导人、业务人员、秘书人员以及其他各种公职人员或私人来完成的。处于这一阶段的文件被称作现行文件。
　　以上两个阶段也有学者认为是一个阶段，即现行文件阶段，也可称作文件处理或文书处理阶段。
　　三是暂时保存阶段，北美国家的一些学者称为半现行文件阶段或休眠阶段。这时的文件已现实使用完毕,因一部分日后尚有查考价值而被保存起来，中国习惯称为归档。 保存这些文件的机构称为档案室或中间档案馆。中国学者一般认为进入这一阶段文件已转化为档案，不宜再称其为文件而只能称其为档案，或称现行档案、现行机关档案。欧美一些国家的学者则仍称之为文件，或半现行文件、休眠文件、档案文件，保存这一阶段文件的机构则称为文件室、文件中心、文件服务中心。
　　四是永久保存阶段。在暂时保存阶段(一般为二、三十年)的文件,有一部分丧失继续保存的价值,被销毁,剩下的仍有科学、历史价值的文件将无限期地保存下去,直至其毁灭。处于这一阶段的文件一般均由档案馆保存,世界各国普遍称之为档案，也有些学者称之为非现行文件、历史文件或档案文件。
　　上述4个阶段的划分是就文书总体而言,具体到每一份文件，有的只经历制作与现实使用阶段，有的还经历暂时保存阶段,而经历全部4个阶段的只是其少数。据北美国家抽样统计，现代社会的文件进入永久性保存阶段的只是5％左右。